Quy trình xuất khẩu, vận chuyển hàng LCL đi nước ngoài

Quy trình xuất khẩu, vận chuyển hàng LCL đi nước ngoài

Quy trình làm hàng LCL xuất khẩu

Tùy vào từng mặt hàng, mà quy trình làm thủ tục giao nhận sẽ khác nhau. Ở bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hàng LCL nhé!

Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương (giữa người bán và người mua)

Hai bên thương thảo với nhau để đi đến thống nhất nội dung cho hợp đồng ngoại thương, trong đó gồm những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms) và trách nhiệm mỗi bên.

Dựa vào các quy định trong hợp đồng đã ký kết mà người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm gì trong những bước tiếp theo.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu hàng LCL

Việc xin giấy phép là rất quan trọng và mất nhiều thời gian, nên doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành xuất khẩu.

Sau khi đã xin được giấy phép hoặc nếu mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu thì bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3: Xác nhận thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng)

Một trong những nội dung quan trọng nhất trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề về thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang đến các rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.

Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất (sản xuất, đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng) 

Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng.

Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải (thuê tàu)

Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển giao rủi ro hàng hóa. Về cơ bản việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:

1. Liên hệ với đại lý vận chuyển/ công ty giao nhận để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.

2. Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê các dịch vụ cần thiết như vỏ cont, bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng.

3. Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở và ký biên bản giao hàng.

Nếu muốn biết chi tiết về các điều kiện thương mại bạn có thể tham khảo thêm Incoterms 2010 hoặc Incoterms 2020 nhé!

Bước 6: Đóng hàng LCL và vận chuyển về kho bãi khai thác hàng lẻ

Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyển về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên consol.

Lưu ý: Với hàng lẻ thì cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục).

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói (VGM)
• Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
• Giấy giới thiệu

 

Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

Ghi chú: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.

Bước 8: Các bước công việc khác của Quy trình xuất khẩu đường biển hàng LCL: 

Khi đã có vận đơn, bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.

Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
• Chứng nhận xuất xứ (CO)
• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.

 

 

Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.

Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu qua đường biển (LCL), về mặt chuyển giao hàng hóa.

Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

Bộ chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm các chứng từ sau:

Chứng từ bắt buộc gồm có:

1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

2. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

4. Tờ khai hải quan(Customs Declaration)

5. Vận đơn (Bill of lading)

Chứng từ thường có:

Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

• Tín dụng thư L/C (nếu có);
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Các loại chứng từ khác:

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of Analysis)
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)