PO là gì trong xuất nhập khẩu?
PO là viết tắt của Purchase Order, được hiểu là Đơn đặt hàng. Trong xuất nhập khẩu, PO là một chứng từ quan trọng, được xem như một hợp đồng thương mại giữa bên mua và bên bán. Trong PO ghi rõ thông tin chi tiết về số lượng, giá trị hàng hóa, thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, thanh toán và các điều khoản khác.
Nội dung trên PO (Purchase Order)
PO được hiểu đơn giản là hợp đồng mua bán, vì vậy nội dung trên PO sẽ thể hiện rõ thông tin của bên mua, bên bán và thông tin về hàng hóa, giao hàng, thanh toán,…Cụ thể, trong một PO thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Number and date: Số đơn đặt hàng và ngày
- Seller (Name, contact, Tel/fax): Thông tin người bán
- Buyer (Name, contact, Tel/fax): Thông tin người mua
- Goods description/Commodity/Product: Mô tả hàng hóa/sản phẩm
- Quantity: Số lượng hàng hóa
- Specifications/Quality: Phẩm cấp hàng hóa/ Thông số kỹ thuật
- Unit price: Đơn giá
- Total amount: Tổng giá trị hợp đồng
- Payment terms: Điều kiện thanh toán
- Incorterms: Điều kiện giao hàng
- Special instruction (Discount, FOC…): Hướng dẫn đặc biệt (giảm giá, FOC,…)
- Signature: Chữ ký
Vai trò của PO trong xuất nhập khẩu
Trong giao dịch thương mại quốc tế, PO được sử dụng bởi những lợi ích sau đây:
- Giúp người mua truyền đạt thông tin về sản phẩm/hàng hóa cần mua đến bên bán, bao gồm: kích thước, mẫu mã và số lượng.
- Thông tin trong PO hỗ trợ quản lý đơn hàng cụ thể và hiệu quả hơn.
- Là tài liệu xác thực việc mua hàng giúp ghi chép chi phí cho doanh nghiệp. Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán kiểm tra, PO chính là bằng chứng quan trọng để xác minh chi phí đã được tích hợp vào quản lý chi phí và hoạt động kinh doanh.
- PO có giá trị pháp lý cao giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán trong quá trình thực hiện giao dịch.
- PO tham gia vào quy trình đặt hàng, giúp quy trình mua bán hàng hóa diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Phân biệt PO, PI và SC
PO là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người nhầm lẫn giữa PO với PI, và SC. Dưới đây là bảng so sánh để làm rõ ba thuật ngữ này:
| Phân biệt | PO | PI | SC |
| Viết tắt của | Purchase order | Proforma Invoice | Sale Contract |
| Mục đích | Dùng để xác nhận đơn đặt hàng | Ghi rõ các điều khoản mua bán để tham khảo trước khi đạt được thỏa thuận | Quy định các điều khoản mua bán |
| Thời điểm lập | Trước khi giao hàng | Trước khi giao hàng | Trước khi giao hàng hoặc sau khi giao hàng |
| Tính chất | Người mua gửi cho người bán | Người bán gửi cho người mua | Người bán gửi cho người mua |
| Nội dung | Chứa thông tin về mô tả, số lượng, đơn giá và các yêu cầu khác của dịch vụ/hàng hóa mà người mua muốn mua. | Bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa: mô tả, đơn giá, số lượng, thuế và các điều khoản thanh toán dự kiến | Bao gồm: loại hàng hóa, giá bán, điều kiện vận chuyển, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành và các điều khoản khác |
| Tính pháp lý | Không có tính pháp lý cao như PI và SC | Có tính pháp lý nhất định, nhưng không được coi là hợp đồng chính thức | Có tính pháp lý cao, là hợp đồng giao dịch chính thức giữa hai bên |
Hy vọng bài viết trên của Đà Nẵng logistics đã giúp bạn hiểu rõ PO là gì, vai trò và nội dung trên PO.
